Gestione degli obblighi di conservazione in materia antiriciclaggio

Autore: Avv. Guido Pavan - Eddystone

Per contrastare con successo il riciclaggio del denaro nel settore finanziario non sono sufficienti gli interventi legislativi e normativi: è fondamentale il ruolo svolto dagli stessi Intermediari, che devono tenere alta la guardia e adottare un assetto organizzativo e di controllo coerente con il livello di rischio cui sono concretamente esposti.

La disciplina AML è in continuo aggiornamento per la necessità di frenare i fenomeni criminosi - particolarmente attivi in momenti di caos o crisi - e il nuovo quadro di riferimento impone che ogni attore coinvolto in attività  di on-boarding o supervisione faccia la sua parte: dagli esponenti aziendali degli organi sociali al responsabile antiriciclaggio, dal personale che tiene i rapporti con i clienti fino ai provider informatici.

Assume, ad esempio, particolare rilevanza l’adeguatezza degli archivi informatizzati previsti dalle nuove disposizioni di Banca d’Italia del 25 marzo 2020, entrate, poi, in vigore nel 2021.

Il provvedimento stabilisce le modalità operative di assolvimento degli obblighi di conservazione e degli obblighi di messa a disposizione alle Autorità di Vigilanza dei dati, con finalità antiriciclaggio.

Gli obblighi di conservazione possono essere assolti attraverso l’utilizzo di sistemi informatizzati - contabili, anagrafici e gestionali - nei quali depositare documenti e dati utili a ricostruire posizioni e operazioni.

In questo senso, è importante scegliere strumenti che consentano massima sicurezza nell’acquisizione di informazioni e materiali, nonché l’accessibilità e la tracciabilità degli accessi, oltre all’integrità e alla storicità dei documenti.

Gli obblighi di messa a disposizione possono essere assolti adottando degli archivi standardizzati (con le caratteristiche del previgente A.U.I – Archivio Unico Informatico), oppure attraverso apposite estrazioni dai data base di conservazione.

Diventa particolarmente importante, oltre che funzionale e comodo, possedere soluzioni digitali integrate che permettano la registrazione e il tracciamento dei rapporti continuativi inerenti operazioni monetarie con determinati importi e i relativi legami tra soggetti, nonché disporre di archivi dedicati per la reportistica esterna (magistratura, segnalazione operazioni sospette, ecc.) o interna (audit, statistiche, ecc.).

In ogni caso, l’Intermediario ha la responsabilità di assicurare la qualità e l’aggiornamento continuo dei dati attraverso processi di monitoraggio e dovrà premurarsi di definire le proprie policy AML, per poi farle approvare dall’organo amministrativo, sentito quello di controllo.

 

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