Gli Intermediari Finanziari sono tenuti per legge ad un puntale e veloce adeguamento dei flussi informativi aziendali così da aderire agli standard qualitativi imposti dagli Organi di Vigilanza.
In numerose Disposizioni sono state indicate le caratteristiche indispensabili del Sistema Informativo di un Intermediario:
- sicuro ed efficiente (ottimizzato rispetto al business e pensato per dare maggiori servizi agli investitori);
- disciplinato con policy interne che esplicitino obiettivi, ruoli e quadro organizzativo di riferimento;
- in grado di offrire velocemente dati precisi e dettagliati, non ridondanti;
- progettato per misurare i rischi operativi e assicurare compliance normativa;
- idonea di garantire l’attendibilità delle informazioni fornite a Banca d’Italia nell’espletamento delle attività di Segnalazione.
Banca d’Italia ha da sempre facoltà d’intervento ispettivo con propri dipendenti, presso la sede di Intermediari di qualunque dimensione, anche senza preavviso, per monitorare l’effettiva presenza di tali peculiarità nel Sistema Informativo.
Gli accertamenti coinvolgono attivamente il personale interno che è tenuto a prestare la massima collaborazione e a fornire riscontro su ogni tipo di richiesta documentale o operativa.
Si tratta di un lavoro molto articolato e “time consuming” specialmente se non supportato da adeguata digitalizzazione.
La pandemia ha, inoltre, creato le condizioni per una progressiva “virtualizzazione” di numerosi procedimenti e, anche in questo ambito, si assiste ad un intensificarsi di verifiche da remoto, non solo attraverso strumenti di web conference, ma, soprattutto, attraverso l’interazione autonoma con gli stessi applicativi.
Il trend del “remote control”, accanto alla consapevolezza della complessità delle procedure ispettive, certifica ancora di più l’importanza di puntare su una tecnologia flessibile e integrata, capace di attribuire specifiche autenticazioni/autorizzazioni per l’accesso ai dati, in modo da semplificare e migliorare pure il rapporto con le Autorità di Vigilanza, liberando risorse interne da numerose incombenze.
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Automatizzare i processi non è sufficiente: vanno implementate soluzioni per rispondere ad ogni tipo di richiesta interna ed esterna.
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